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Une bonne organisation est de mise pour ne pas se perdre entre les soucis logistiques et les rendez-vous professionnels lors d’un voyage d’affaires. Quels sont les points à ne pas négliger pour ne pas rater sa mission ?
Se conformer aux règles administratives et sanitaires
Une personne qui part en voyage d’affaires doit remplir un certain nombre de formalités avant d’entrer dans un pays étranger. Ces formalités, qui peuvent être complexes, varient en fonction des territoires. Il convient donc d’accorder une attention particulière à l’établissement ou renouvellement de sa carte d’identité et de vérifier la validité de son passeport pour éviter les surprises de dernière minute. Il est à rappeler que la possession d’un visa est indispensable pour certaines destinations.
Les formalités sanitaires sont également importantes lors d’un voyage d’affaires, à la fois pour la santé du missionnaire que pour les risques pour le pays de destination. Des vaccins spécifiques peuvent être exigés, raison pour laquelle il est judicieux de se renseigner sur le sujet surtout pour les pays où des épidémies sévissent et si un vaccin demandé nécessite un rappel. Une trousse de pharmacie ainsi qu’une assurance mission professionnelle ne sont également pas superflues afin de palier à d’éventuels malaises.
Préparer les documents de travail et soigner son image professionnelle
Naturellement, le côté professionnel est au cœur d’un voyage d’affaires. Les documents numériques doivent être sécurisés et enregistrés sur différents supports comme une clé USB ou un disque dur externe. Il est aussi plus prudent de garder à portée de main les chargeurs des appareils électroniques et de prévoir un adaptateur de prise électrique. Une mise à jour des antivirus est également recommandée. Autant que possible, il est préférable d’imprimer ses documents pour ne pas avoir à annuler un rendez-vous à cause d’une panne de courant ou d’une détérioration de fichier.
Avoir sur soi des cartes de visites est un bon réflexe à adopter lors d’un voyage d’affaires afin de renvoyer une bonne image professionnelle. Dans certains pays, l’échange de cartes de visite est un rituel incontournable. Les goodies à l’effigie de son entreprise sont également très appréciés, de même que les brochures et des supports de communication édités dans la langue du pays de destination.
Pour qu’un voyage d’affaires se déroule dans des conditions optimales, il est recommandé de se renseigner sur le climat et de la saison sur place pour le choix des vêtements à emporter. Le décalage horaire peut avoir des conséquences sérieuses chez certaines personnes, il est donc utile de prévoir un temps de repos avant de commencer les rendez-vous. Enfin, se mettre au diapason de la culture et des usages du pays de destination est toujours de bon temps, il est donc important de les connaître pour ne pas froisser ses hôtes.